En 2014, la France est devenue la première nation européenne en termes d'administration numérique. À ce titre, elle envisage d'activer sa transformation pour faciliter toutes démarches administratives quelles qu'elles soient. Grâce à internet, les particuliers aussi bien que les sociétés peuvent ainsi avoir recours à des services publics réactifs et efficaces.
Administration numérique : un gain de temps considérable
La dématérialisation est la meilleure solution pour la puissance publique pour s'adapter aux enjeux de son époque : une bonne productivité et une rentabilité optimale. Grâce à son application dans les activités d'une entreprise et son business, par exemple, elle permet d'octroyer un gain de temps non négligeable sur toutes les démarches administratives qui tendent à freiner les employés. Ainsi, la dématérialisation, à l'instar de la signature électronique, fait office de diminution des temps de traitement des documents et des délais de réponse. Effectivement, en passant par une solution entièrement électronique, l'entreprise n'est plus contrainte à passer par le traitement du courrier des jours ouvrés, des envois de papier, de la signature de documents urgents… Le temps de déplacement pour rencontrer des prestataires ou des clients est aussi limité, car les deux parties peuvent passer immédiatement par une signature digitale.
Grâce à la dématérialisation (numérisation de documents), il est possible d'archiver des documents et de fournir ainsi un meilleur gain de temps pour la recherche didactique. Trouver un document parmi une pile de dossiers prend beaucoup de temps à un employé. Sa recherche lui revient 5, voire 10 fois plus chère que la production. Avec la dématérialisation, il est facile de consulter un dossier à distance, n'importe quand. La dématérialisation est un moyen incontournable pour valoriser et maximiser le travail. De ce fait, les employés consacrent moins de temps aux tâches administratives chronophages (classement, recherche, archivage…) et peuvent se concentrer sur les tâches à réelle valeur ajoutée. La sécurisation des données est aussi prise en compte. L'ensemble des documents issus de la dématérialisation ne font plus l'objet de failles de sécurité et d'erreurs humaines grâce à ces solutions électroniques.
Administration numérique : des bénéfices économiques élevés
La liste des économies que pourraient faire les services publics comme la mairie en dématérialisant leurs documents est allongée et couvre toutes leurs activités. En observant les sociétés qui ont basculé dans la dématérialisation, on a noté que celles-ci ont réussi à faire des économies sur :
- Le coût de traitement des documents ;
- Le coût de distribution ;
- Le coût d'édition ;
- Le coût du papier ;
- Le coût de mise sous pli et d'affranchissement des envois postaux ;
- Le coût d'impression.
À titre d'exemple, la facture version électronique (entrante) coûte 10 € de moins que la facture classique, tandis que la version sortante coûte 6,50 € de moins que la facture en papier. Après une étude réalisée par le gouvernement, il a été relaté que la dématérialisation des factures représente une économie comprise entre 50 à 75 % par rapport à un traitement papier. Le coût de traitement d'un dossier : juridique, commercial, assurance, droit ou d'un projet immobilier est donc réduit de 30 % environ.
Les démarches liées à la dématérialisation sont largement encouragées à l'échelle européenne. Après des études faites sur l'intégralité des marchés publics européens, la Communauté européenne a divulgué ses directives dans un communiqué. Ces dernières s'appliquent aux marchés économiques et aux administrations publiques. Ces études mettent en avant les éventuelles économies pouvant être réalisées si les marchés publics et européens faisaient appel à la dématérialisation. Plus de 2,3 milliards d'euros pouvaient rentrer dans la caisse de l'État.
Une administration respectueuse de l'environnement
La dématérialisation répond aux contraintes écologiques des organismes publics de par leurs activités. Qu'il s'agisse d'une entreprise en droit, en immobilier, en juridique ou en commercial ou encore dans l'assurance ou l'informatique, son enjeu est de développer son secteur et ses activités en devenant acteur du développement durable. Dans l'Hexagone, la culture et les coutumes font que l'on soit habitué à la gestion matérielle des dossiers et à utiliser du papier. La France représente à elle seule 3 % de la consommation de papiers à l'échelle mondiale. Il s'agit donc d'un vrai travail en profondeur pour changer la façon de faire des employés des firmes françaises afin qu'ils n'aient plus tendance à se ruer vers le traitement matériel de documents.
La dématérialisation fait partie des solutions de transition vers des modèles écologiques durables dans le futur. Il suffit juste de remplacer le grand volume de dossiers papiers par des versions digitales. De surcroît, le gouvernement a pour vocation d'assurer toutes les démarches administratives en ligne d'ici 2022. Il sera alors possible de payer ses impôts, de remplir ses formulaires d'inscription, de faire sa demande de bourse, ses demandes et son suivi de l'aide juridictionnelle, ses demandes de subvention et ses déclarations d'emploi en ligne.